So archivieren Sie Ihre E-Mails außerhalb des Servers

Wenn Sie Ihre E-Mail nur serverseitig belassen (ähnlich wie „in der Cloud“), wie dies standardmäßig bei der Verwendung von IMAP der Fall ist, führt dies zu einer großartigen Synchronisierung von E-Mail-Ordnern zwischen Ihrer Vielzahl von Mobilgeräten. Dies liegt daran, dass jedes Gerät zuerst mit dem Server synchronisiert wird, bevor es Ihnen Ihre E-Mails anzeigt. Die Nachteile serversynchronisierter E-Mails bestehen darin, dass Ihre Postfachgröße weiter zunimmt und Sie einen Single Point of Failure haben. Wenn Sie Ihre Speichergrenzen erreichen, könnte dies zu einem Problem werden, und wenn es jemals ein serverseitiges Problem gibt, können Sie möglicherweise nicht auf die Nachrichten zugreifen, da das Problem mit Ihrem Computer synchronisiert wird.

In diesem Beitrag werden wir darüber sprechen, wie Sie Ihre E-Mails in einem lokalen Postfach auf Ihrem Computer archivieren. Wenn wir Archiv sagen, bedeutet das eigentlich nur, Nachrichten an einen anderen Ort zu verschieben. Ein Off-Server-Archiv bedeutet, dass wir Nachrichten vom Server/der Cloud auf Ihren Computer verschieben. Dies ist nicht dasselbe wie die Archivschaltfläche in Ihrer E-Mail-App, die Nachrichten in einen anderen Ordner auf dem Server verschiebt, oder die automatische Archivierung in Outlook.

Wenn Sie sich über POP mit dem Mailserver verbinden, lädt Ihre Mail-App bereits vollständige Kopien der Nachrichten vom Server herunter. Wenn Sie feststellen, dass sich Ihre E-Mails immer noch auf dem Server ansammeln, überprüfen Sie die Einstellungen Ihrer E-Mail-App auf eine ähnliche Einstellung wie „Nachrichten auf dem Server löschen nach [x] Tagen“ und stellen Sie sicher, dass Sie dies so konfigurieren, wie lange Sie eine Sicherungskopie der Nachrichten aufbewahren möchten auf dem Server – wir empfehlen 90 Tage. Wenn der Server nach Änderung dieser Einstellung noch Ihre älteren Nachrichten enthält, können Sie sich über Webmail anmelden und diese manuell vom Server entfernen.

Wenn Sie eine E-Mail-App so konfigurieren, dass sie lokal auf Ihrem Computer archiviert wird, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Geben Sie bei uns Speicherplatz in Ihrem Hosting-Plan für Dateien frei, die nicht auf allen Geräten verfügbar sein müssen (z. B. Dateien, die älter sind als eine von Ihnen gewählte Zeit – wir empfehlen 3–6 Monate).
2. Reduzieren Sie die Zeit, die Webmail oder Ihre E-Mail-Apps zum Laden von E-Mail-Ordnern benötigen. Indem Sie Ihre serverseitigen Ordner verkleinern, können E-Mail-Anwendungen (einschließlich unseres Webmail-Systems) den Inhalt dieses Ordners schneller laden.
3. Stellen Sie sicher, dass bei Problemen mit serverseitigen E-Mails diese Probleme Ihre lokal archivierten Nachrichten nicht beeinträchtigen.

Wenn Ihr Computer für die Sicherung auf einer externen Festplatte konfiguriert ist (z. B. mit Time Machine unter MacOS), erhalten Sie am Ende eine lokale Kopie alter E-Mails auf Ihrem Computer sowie eine regelmäßige Sicherung, was am besten ist mögliche Konfiguration, und wir empfehlen dringend, dafür lokale Computersicherungen zu haben.

Wir werden die E-Mail-App von Thunderbird verwenden, um zu zeigen, wie das geht, aber Sie können die gleiche allgemeine Idee mit fast jeder E-Mail-Anwendung wie Apple Mail, Outlook oder Windows Live Mail implementieren.

Wenn Sie Thunderbird verwenden möchten, sodass die nachstehenden Anweisungen präzise sind (und keine allgemeine Anleitung), beginnen Sie mit der Installation von Thunderbird und richten Sie Ihr E-Mail-Konto mithilfe unserer Anleitung ein. Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-App verwenden, sind die folgenden Schritte nicht 100 % genau, aber die gleiche allgemeine Idee sollte gelten.

Lokale Archivordner erstellen

Obwohl ich einige serverseitige Ordner habe, führe ich gerne alles in einem Off-Server-Archivordner für alle Nachrichten zusammen, da ich später immer nach E-Mails suchen kann und diese Suche schneller ist, wenn sich die Nachrichten vollständig auf Ihrem Computer befinden .

Mit anderen Worten, Ordner für separate E-Mails können die Dinge einfach komplizierter machen, als sie sein müssen. Sie können beliebig viele Off-Server-Ordner für die Archivierung erstellen, aber die Einrichtung erfordert mehr Arbeit. Mail-Apps nennen Ordner außerhalb des Servers normalerweise „Lokale“ Ordner, was bedeutet, dass diese Ordner und ihre Inhalte auf Ihrem lokalen Computer und nicht auf dem Server gespeichert werden. (Tipp:Apple Mail zeigt sie als „Auf meinem Mac“ an).

So erstellen Sie eines mit Thunderbird

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Lokale Ordner“ links im Thunderbird-Ordnerbereich.
2. Wählen Sie „Neuer Ordner“
3. Gib ihm einen Namen – ich habe meins „Archiv“ genannt. Es sollte bereits ein Unterordner von „Lokale Ordner“ sein, aber wenn dies nicht der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie diese Option auswählen.
4. Drücken Sie Ordner erstellen
5. Sie sehen nun einen Ordner namens „Archiv“ (oder wie auch immer Sie ihn benannt haben) unter „Lokale Ordner“ in der linken Seitenleiste.

So erstellen Sie eines mit Apple Mail

1. Öffnen Sie Apple Mail und wählen Sie das Menü „Mailbox“ aus der Menüleiste oben auf dem Bildschirm aus.
2. Wählen Sie „Neues Postfach“
3. Stellen Sie den Standort ein zu „Auf meinem Mac“
4. Geben Sie ihm einen Namen wie „Lokales Archiv“ oder einfach „Archiv“, solange Sie das nicht mit dem serverseitigen Archivordner verwechseln.
5. Drücken Sie OK
6. Sie sehen nun in der linken Seitenleiste einen Ordner mit dem Namen, den Sie unter „Auf meinem Mac“ angegeben haben.

Wenn Sie mehrere kategorisierte Archivordner verwenden möchten, können Sie den obigen Vorgang wiederholen, um jeden einzelnen davon zu erstellen.

Verschieben Sie serverseitige E-Mails in ein lokales Archiv

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre E-Mails aus den serverseitigen Ordnern in den lokalen (außerhalb des Servers) Archivordner zu verschieben. Alle Nachrichten, die Sie verschieben, sind nicht mehr mit Ihren anderen Geräten oder Webmail zugänglich; Auf diese Nachrichten kann nur von dem Gerät aus zugegriffen werden, an dem Sie gerade arbeiten.

1. Suchen Sie den Ordner, aus dem Sie E-Mails archivieren möchten, und klicken Sie darauf.
2. Wählen Sie alle Nachrichten aus, die Sie archivieren möchten (z. B. alle Nachrichten, die älter als 90 Tage oder 6 Monate sind) und ziehen Sie sie in den lokalen Ordner, den Sie mit den obigen Schritten erstellt haben. (In dem Beispiel, das ich oben verwendet habe, wäre dies der Ordner „Archiv“, aber wenn Sie Ihren eigenen Ordnernamen erstellt haben, können Sie einen davon wählen).

Sie können die gleichen Schritte oben für einen oder alle Ihrer E-Mail-Ordner ausführen. Erstellen Sie beispielsweise ein „Gesendet-Archiv“ und ziehen Sie alle Ihre alten gesendeten E-Mails aus dem IMAP-Ordner in den lokalen Ordner.

Das ist es! Beachten Sie, dass es einige Zeit dauern kann, bis Ihre E-Mail-App die vollständige Kopie jeder E-Mail herunterlädt, insbesondere wenn Ihre Internetverbindung in der Geschwindigkeit begrenzt ist und Sie eine große Anzahl von Nachrichten verschieben. Dies bedeutet, dass es auch lange dauern kann, bis die serverseitige Speichernutzung aktualisiert wird. Gib ihm Zeit!

Teilen Sie uns mit den Kommentaren unten mit, wenn Sie mit dieser Anleitung auf Probleme stoßen.

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