Anmerkung des Herausgebers: In diesem Segment, dem Sudoer Sit-Down, stellen wir kleinen Gruppen von Branchenprofis Fragen. Sie erhalten echte Antworten und Meinungen von echten Menschen – Benutzern, Bedienern, Administratoren, Entwicklern usw. – die jeweils eine vielfältige und wertvolle Perspektive auf Fragen rund um die IT-Branche und insbesondere die Systemverwaltung bieten.
Wie wir unsere Zeit verwalten, muss das größte Unterscheidungsmerkmal von Fachleuten auf dem Planeten sein. Es ist die allerwichtigste Fähigkeit, die wir in der breiten Palette von Dingen beherrschen müssen, die wir als Menschen wissen müssen. Hier gibt es nicht den einen Weg zu günstigen Ergebnissen; Es gibt jedoch einige Gemeinsamkeiten, die sich deckungsgleich durch die Ansätze der Erfolgreichsten unter uns ziehen werden. Man könnte es in tausend verschiedene Kategorien unterteilen, aber Planung ist das Hauptthema, das ich auftauchen sehe. Ganz gleich, ob Sie täglich ein Tagebuch mit Stift und Papier führen oder einen gründlichen Kalender auf Ihrem Handy führen, der Schlüssel zum Zeitmanagement liegt darin, zu wissen, was vor Ihnen liegt, und Prioritäten zu setzen, wie Sie diese Aufgaben erledigen können.
Wir haben einige unserer wichtigsten Mitwirkenden gebeten, ihre bevorzugten Zeitmanagement-Tools und -Strategien sowie die Möglichkeiten zu skizzieren, wie sie das Burnout vermeiden, das schließlich für uns alle kommt. Die Antworten, die wir erhalten haben, zeichnen ein fantastisches Bild davon, wie unterschiedlich und doch ähnlich wir alle sind, wenn es darum geht, am Arbeitsplatz und zu Hause erfolgreich zu sein.
Damon Garn, Eigentümer, Cogspinner Coaction, LLC
Einige meiner Zeitmanagementmethoden sind ziemlich Standard:Online-Tools, regelmäßige Pausen, Aufgabenrotation, Verantwortlichkeit usw. Ich verwende auch einige Strategien in größerem Maßstab, um mich in die Richtung zu bewegen, in die ich gehen möchte.
Ich beginne mit meinen traditionelleren Methoden. Ich glaube fest an Pausen. 20-45 Minuten hart zu arbeiten und dann fünf bis zehn Minuten Pause zu machen, ist eine gute Übung für mich. Eine Zeit lang habe ich mit der Pomodoro-Technik experimentiert. Ich habe es auch ziemlich genau befolgt, und es schien zu funktionieren. Leider hat sich die Gewohnheit nie wirklich durchgesetzt, daher bin ich nicht besonders förmlich, wenn es um die Planung von Pausen geht. Ich rotiere auch ziemlich häufig zwischen den Aufgaben. Eines der besten Dinge, die ich tue, ist den Arbeitsbereich zu wechseln. Ich arbeite seit vielen Jahren zu Hause und arbeite gerne auf der Veranda, dem Achterdeck, im Büro und auf der Liege. Vor der Covid-19-Pandemie ging ich regelmäßig in mehrere lokale Cafés, aber heutzutage besuche ich sie kaum noch.
Ich verwende auch einige webbasierte Tools, die mir bei der Produktivität helfen. Ich verfolge meine verschiedenen Schreib- und Laborentwicklungsprojekte über Trello, was unglaublich nützlich ist. Ich verwende Clockify, um meine Zeit und abrechenbare Stunden zu erfassen. Schließlich verwende ich QuickBooks Online, um Rechnungsstellung, Steuern usw. zu verwalten. Ich verlasse mich auf mehreren Geräten auf Dropbox, um wichtige Ordner und Dateien zu verwalten. Ich glaube, ich habe die Cloud auf der Ebene sehr kleiner Unternehmen angenommen.
Mein größtes Werkzeug für Zeitmanagement und Produktivität ist jedoch ein Zielmanagementsystem, das von der langfristigen Frage „Was mache ich mit meinem Leben?“ ausgeht. Pläne bis hin zu täglichen Aktivitäten. Es ist nicht technologiebasiert (tatsächlich werden die Dokumente gedruckt und in einem Aktenordner auf meinem Schreibtisch gespeichert). Ich werde hier nicht zu sehr ins Detail gehen, aber die Kurzversion lautet wie folgt:Ich pflege einen allgemeinen Fünfjahresplan und zu Beginn jedes neuen Jahres entwickle ich eine jährliche Zielliste, die berufliches, persönliches Wachstum, Finanzen und Familie umfasst /soziale, physische und Hobby-Kategorien. Ich liste die Dinge auf, die ich in diesem Jahr erreichen möchte. Jeden Monat erstelle ich ein ähnliches, aber detaillierteres Zielblatt, das aus dem jährlichen stammt. Am Montagmorgen erstelle ich eine wöchentliche To-Do-Liste und jeden Morgen eine tägliche To-Do-Liste basierend auf den wöchentlichen Aufgaben. Das Ergebnis ist, dass ich mich täglich bewusst damit auseinandersetze, wie ich langfristig wichtige berufliche und persönliche Meilensteine erreiche.
Viele Leute verstehen oder schätzen meinen zielorientierten Ansatz nicht. Dennoch finde ich, dass es mir hilft, meine Zeit und Energie zu konzentrieren, Dinge zu erreichen, die mir persönlich und beruflich wichtig sind, das Gleichgewicht zu halten und dorthin zu gelangen, wo ich hin möchte.
Schließlich wäre ich ohne meinen Mac aufgeschmissen. Ich benutze es für alles, einschließlich Schreiben (sowohl technische als auch Fiktion), Ausführen virtueller Maschinen, Zugriff auf Cloud-basierte Tools, Aufnehmen von Musik, Ansehen von Shows. Es ist zweifellos das wichtigste Werkzeug, das ich habe.
Joachim Haller, Senior Project Manager, Capgemini
Als ich in Bangkok arbeitete, war mein bevorzugtes Zeitmanagement-Tool die Sonne. Ich fuhr mit meinem Motorrad zur Arbeit und musste dort ankommen, bevor es zu heiß wurde und ich schweißgebadet zur Arbeit erschien, was meiner Meinung nach von meinen Kollegen nicht geschätzt würde. Am Ende des Tages wusste ich, dass die Sonne pünktlich um 18:00 Uhr untergehen würde, und da ich Angst davor hatte, im Dunkeln mit meinem Motorrad zu fahren, musste ich vorher zu Hause sein. Das brachte mich auch rechtzeitig zum Abendessen nach Hause, was für eine gesunde Work-Life-Balance sorgte. Die Wahl mit dem Motorrad zur Arbeit zu fahren, war einfach, weil der Verkehr in Bangkok fast immer stark verstopft war und die Hauptverkehrszeit natürlich die schlechteste Zeit war, um zu versuchen, von A nach B zu gelangen. Die Fahrt zur Arbeit würde dauern anderthalb Stunden mit dem Auto, aber nur 35 Minuten mit dem Motorrad. Die Fahrradtour war auch ein perfekter Weg, um von der Arbeit abzuschalten, weil ich mich voll und ganz darauf konzentrieren musste, mich im dichten Auto- und Busverkehr auf den Straßen zurechtzufinden.
Bei der Arbeit habe ich die Strategie der Tagesplanung in Kombination mit Projektmanagement angewendet. Also wähle ich zu Beginn eines jeden Tages einige Dinge aus, die ich erledigt haben möchte, bevor ich gehe. Normalerweise skizziere ich jeweils eine Woche und lasse die Ereignisse während dieser Woche ziemlich fließend sein. Die Aktivitäten sind jedoch immer Teil eines viel größeren Plans, den ich locker in meinem Kopf formuliert habe, was ich in den nächsten drei bis sechs Monaten erreichen möchte. Da ich einen Wochenplan und auch einen größeren Überblick darüber habe, was ich tun möchte, muss ich mich nicht aufregen oder gestresst sein, wenn ich eine Aufgabe an einem bestimmten Tag nicht erledigen kann; es kann auf einen anderen Tag verschoben werden und ich werde immer noch in der Lage sein, das Gesamtziel zu erreichen.
Diese Arbeitsweise passt gut zu mir, weil sie es mir ermöglicht, mit Menschen zu interagieren, technische Dinge nebenbei mitzubekommen, mich temporär in etwas einzumischen und trotzdem nach meinen Plänen voranzukommen. Ich arbeite seit vielen Jahren mit Support- und technischen Projekten und habe diese Arbeitsweise weiterentwickelt, um Stress zu vermeiden und eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt für mich ist, immer „ins Büro zu gehen“, d. h. ich ziehe mich jeden Morgen an und bereite mich auf das Büro vor, auch wenn ich von zu Hause aus arbeite. Das hilft mir auch dabei, eine Grenze zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen.
Das sind meine allgemeinen Strategien, aber wenn es um Tools geht, verlasse ich mich mehr als auf alle anderen auf eines, um mein Leben zu verwalten, und das ist der Kalender auf meinem Handy. Ob der papierbasierte Tagesplaner der alten Schule oder Google/Apple/Microsoft, es gibt immer einen gesammelten Kalender mit Arbeit und Leben in einer großen Mischung, der jede Stunde eines jeden Arbeitstages umreißt und mich für Ereignisse, Besprechungen, Jahrestage, Geburtstage usw. Es ist das Werkzeug, das meine Marionettenfäden zieht; Ich muss mich tatsächlich herausfordern, es zu ignorieren, zu wissen, wann ich es schließen muss, und etwas anderes zu tun und meiner Familie mehr Priorität einzuräumen.
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Anthony Critelli, Sr. Systems Engineer, Datto Inc.
Eine meiner Stärken war schon immer meine hohe Produktivität und Leistung. In der Lage zu sein, viel Arbeit zu erledigen und schnell einen echten Mehrwert für eine Organisation zu schaffen, hat es mir ermöglicht, in meiner Karriere schnell voranzukommen. Es hat mir auch ermöglicht, Burnout zu vermeiden, weil ich sicher sein kann, dass ich am Ende des Tages meine beste Arbeit geleistet habe und eine Pause verdient habe.
Vor diesem Hintergrund mag es überraschen, dass ich persönlich keine ausgefallenen technischen Tools verwende, um meine Leistung zu maximieren. Mein Lieblingswerkzeug ist altmodischer Stift und Papier, wobei ich eine Version einer Technik verwende, die ich in einem Buch mit dem Titel Deep Work gelernt habe .
Ich beginne jeden Tag damit, dass ich in 30-Minuten-Blöcken eine Tagesordnung schreibe. Ich überprüfe dann meine Arbeit und meinen persönlichen Kalender für alle Besprechungen und trage diese zuerst in meine Agenda ein. Wenn meine Meetings aus dem Weg sind, überprüfe ich meine aktuelle Projektliste in unserer Ticketing-Software und blockiere Zeiträume, an denen ich tagsüber arbeiten kann. Ich achte auch darauf, Zeit einzuplanen, um E-Mails nachzuholen, und lasse etwas Zeit für Dinge, die auftauchen und meine Aufmerksamkeit erfordern könnten.
Das ist mein täglicher Arbeitsablauf, aber es gibt noch ein weiteres wichtiges Detail – wenn ich Arbeit aus meiner Liste auswähle, um sie in Zeitblöcke zu stecken, muss sie umsetzbar sein. Das Blockieren von zwei Stunden, um „unsere Load Balancer zu verbessern“, hinterlässt zu viel Unklarheit, und Unklarheit führt zu Ablenkung. Ich versuche immer, jede Woche ein oder zwei Stunden zu blockieren, um meine größeren Projekte in überschaubare Arbeitsblöcke zu unterteilen, die während der Arbeitswoche zeitlich eingeplant werden können. Das ist sehr wichtig, denn der schwierigste Teil der Arbeit an etwas ist oft der Anfang. Kleine, umsetzbare Aufgaben beseitigen viele der Ausreden, die zu Arbeitsvermeidung führen.
Diese beiden Strategien, tägliches Timeboxing und wöchentliche längerfristige Projektplanung, haben sich als sehr wertvoll erwiesen. Sie sind kein High-Tech, aber sie haben mir geholfen, meine Produktivität tagsüber zu maximieren, sodass ich mein Burnout nach Feierabend minimieren kann.
Und für diejenigen, die High-Tech-Gadgets mögen – ich gebe zu, dass ich am Anfang dieser Antwort etwas unehrlich war. Ich benutze ein Rocketbook-Notizbuch für meine Tagesplanung, anstatt echten Stift und Papier. Ich werde jedoch vielleicht in Zukunft einfach zu Timewarrior wechseln.
Jörg Kastning, Systemadministrator, Bielefeld
Das Parkinson-Gesetz ist das Sprichwort, dass "Arbeit sich ausdehnt, um die für ihre Fertigstellung verfügbare Zeit auszufüllen". Es spielt also keine Rolle, wie viel und lange ich arbeiten würde; Ende der Woche würde noch etwas Arbeit übrig bleiben. Mein aktueller Vertrag sieht vor, dass ich etwa 40 Stunden pro Woche arbeiten muss. Dafür werde ich bezahlt, also warum sollte ich mir die Mühe machen, Überstunden zu machen, wenn sie nicht vergütet werden?
Um die Stunden zu verfolgen, die ich pro Tag, Woche oder Monat gearbeitet habe, und um zu sehen, für welche Themen diese Stunden aufgewendet wurden, verwende ich Timewarrior, um die Zeit auf der Kommandozeile zu verfolgen. Wenn ich also meinen Vertrag erfüllt habe und keine dringenden Aufgaben auf meiner Liste stehen, kann ich den Tag beenden und mein Leben mit meiner Familie genießen.
Ich persönlich versuche acht Stunden am Tag zu arbeiten. Natürlich gibt es Tage mit 10 oder sogar 12 Arbeitsstunden. In diesem Fall verlasse ich die Arbeit früher an einem anderen, weniger arbeitsreichen Tag, um einen Ausgleich zu schaffen und Burnout zu vermeiden.
Um meine Aufgaben zu organisieren, zu priorisieren und zu planen, verwende ich die Eisenhower-Methode, weil ich sie sowohl einfach als auch effektiv finde. Bei dieser Methode werden Aufgaben anhand der Kriterien „wichtig/unwichtig“ und „dringend/nicht dringend“ evaluiert und in die unten abgebildete „Eisenhower-Matrix“ eingeordnet.
Dann handhabe ich die Quadranten wie folgt:
- Die wichtigen UND dringenden Aufgaben wie Vorfallbehandlung, Fehlerbehebung und Einhaltung von Fristen erledige ich persönlich und sofort.
- Aufgaben, die wichtig, aber (noch) nicht dringend sind, wie das Schreiben von Richtlinien oder Tutorials, das Aktualisieren von Vorlagen und alle Arten von IT-Geräten, werden geplant, indem ich einen Platz in meinem Kalender dafür blockiere – ich erledige sie persönlich, aber zu einem bestimmten Zeitpunkt später.
- Die nicht so wichtigen, aber dennoch dringenden Aufgaben versuche ich zu delegieren. Das können zum Beispiel Meetings, Präsentationen oder Fragen zur Verwendung eines bestimmten Tools sein.
- Zu guter Letzt, wenn ich eine Aufgabe nicht wichtig und nicht dringend finde, werde ich sie einfach nicht tun.
Natürlich werden die Aufgaben aus Quadrant vier manchmal dringend und wichtig; zum Beispiel, wenn mein Chef es als solches umstuft und mir eine Frist setzt. In diesem Fall wandert die Aufgabe in Quadrant eins und wird entsprechend behandelt.
Einen Kontext dazu, was ich normalerweise tue, finden Sie in meinem Artikel Wie mein Tag als Systemadministrator aussieht .
Ricardo Gerardi, Senior Consultant, Red Hat
Vor ungefähr vier Monaten habe ich begonnen, die Pomodoro-Technik anzuwenden, um mir zu helfen, Zeit zu sparen und mich auf Aufgaben zu konzentrieren, und ich betrachte es als großen Erfolg. Diese Technik schreibt vor, dass Sie sich für einen Zeitraum, der als „Pomodoro“ bezeichnet wird und normalerweise 25 Minuten dauert, auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren. Der Name Pomodoro kommt von der Pomodoro-Küchenuhr, die der Schöpfer dieser Technik benutzte, um die Zeit zu messen. Nach jeder Aufgabenperiode ruhen Sie sich fünf Minuten lang aus, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe beginnen. Nach vier Pomodoros kannst du eine längere Pause von 15 Minuten einlegen.
In der modernen Welt verwende ich anstelle eines Pomodoro-Timers das Gnome-Pomodoro-Tool, um mir zu helfen, die Zeit zu verfolgen, wenn ich diese Technik verwende.
[ Ein kostenloser Leitfaden von Red Hat:5 Schritte zur Automatisierung Ihres Unternehmens. ]
Zusammenfassung
Um alle oben genannten Erkenntnisse zusammenzufassen, würde ich Folgendes sagen:Planen Sie Ihre täglichen Aufgaben bewusst. Timeboxing, die Pomodoro-Technik, detaillierte Planung und häufige Pausen sind alles großartige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Leistung in einer festgelegten Zeitspanne maximieren müssen. Denken Sie immer daran, Zeit für sich selbst, Ihre Familie und Ihre Freunde zu lassen. Und wenn Sie nicht arbeiten, treten Sie nach Möglichkeit vollständig von der Arbeit zurück, um ein Burnout zu vermeiden. Wenn Sie sich um sich selbst kümmern, wird es Ihnen leichter fallen, sich mit Begeisterung und Aufmerksamkeit Ihrer Arbeit zu widmen.