Einführung
Office 365, jetzt bekannt als Microsoft 365, ist eine Suite von Cloud-basierten Anwendungen und Diensten für private und geschäftliche Benutzer. Es umfasst den vollständigen Satz von Microsoft Office-Anwendungen, OneDrive-Cloud-Speicher und eine Reihe von Sicherheits-, Compliance- und Speicherverwaltungsfunktionen für Unternehmen.
In diesem Artikel wird erläutert, wie wichtig es ist, Ihre Office 365-E-Mails und -Daten zu sichern, und Sie erhalten Sicherungslösungen.
Ist eine Office 365-Sicherung erforderlich?
Der Microsoft-Dienstleistungsvertrag besagt, dass das Unternehmen bestrebt ist, die Dienste verfügbar zu halten. Microsoft lehnt jedoch die Haftung für Datenverluste ab, die durch Dienstunterbrechungen verursacht werden, und empfiehlt seinen Benutzern, regelmäßige Sicherungen der in Office 365 gespeicherten Daten durchzuführen.
Gemäß ihrem Shared Responsibility Model überlässt Microsoft es dem Benutzer, sicherzustellen, dass seine Daten sicher an einem anderen Ort gesichert werden. Da die vollständige Datenaufbewahrung auch in der Verantwortung des Benutzers liegt, sind Office 365-Backups eine geschäftliche Notwendigkeit.
Was sind die Gründe für die Sicherung von Office 365?
Wie bei jedem großen System gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Ihre Office 365-Daten kompromittiert werden können, von einem Benutzerfehler bis hin zu einem Dienstausfall. Im Folgenden finden Sie die überzeugendsten Gründe, Ihre Office 365-Daten regelmäßig zu sichern.
Versehentliches Löschen
Office 365 bietet zwei Arten des Löschens – weich und hart. Das vorläufige Löschen beinhaltet das Entfernen von Dateien durch Leeren des Deleted Artikelordner. Auf diese Weise gelöschte Elemente können weiterhin unter Wiederherstellbare Elemente wiederhergestellt werden Ordner, der sich in einem separaten Teilbaum jedes Postfachs befindet. Allerdings mit dem harten Löschen , wird das Element aus der Datenbank gelöscht und kann nicht mehr wiederhergestellt werden.
Lücken in der Aufbewahrungsrichtlinie
Aufbewahrungsrichtlinien sind von Unternehmen erstellte Informationsverwaltungsprotokolle. Sie definieren die aufzubewahrenden Daten, ihr Format, die Dauer der Aufbewahrung und das Verfahren nach Ablauf der Frist. Aufgrund ihrer Komplexität und ständigen Weiterentwicklung sind Aufbewahrungsrichtlinien schwierig zu verwalten. Flexible Sicherungen beseitigen die Probleme mit Richtlinienlücken.
Sicherheitsbedrohungen
Unternehmen müssen sich vor verschiedenen potenziellen Sicherheitsbedrohungen schützen. Diese Bedrohungen können extern in Form von Malware, Ransomware und Viren, aber auch intern entstehen. Insider-Bedrohungen gehen von den eigenen Mitarbeitern des Unternehmens aus und können sein:
- Unbeabsichtigt – Zum Beispiel lädt ein Mitarbeiter eine infizierte Datei herunter.
- Vorsätzlich – Beispielsweise löscht ein verärgerter Mitarbeiter wichtige Unternehmensdokumente.
In allen Fällen ist es für das Unternehmen entscheidend, die verlorenen Informationen wiederherstellen zu können.
Rechtliche Probleme
Wenn ein Gerichtsverfahren die Offenlegung bestimmter Dokumente erfordert, kann es sich das Unternehmen nicht leisten, diese den Behörden nicht vorzulegen. Während Microsoft Litigation Hold als Mechanismus zum Abrufen verlorener Informationen anbietet, ist dies keine vollständige Lösung, da gelöschte Benutzerkonten auf diese Weise nicht wiederhergestellt werden können.
Migrationsverwaltung
Unternehmen, die sich für den Umstieg auf Office 365 entscheiden, müssen die Migration richtig organisieren. Hybride E-Mail-Bereitstellungen sind eine Standardlösung, stellen die Administratoren jedoch vor zusätzliche Wartungsherausforderungen. Die ordnungsgemäße Sicherung der E-Mails des Unternehmens stellt sicher, dass alle Daten den Übergang vom lokalen Exchange in die Cloud sicher überstehen.
Welche Lösungen sollten Sie zum Sichern von Office 365 verwenden
Native Option
Office 365 verfügt nicht über eine vollständige integrierte Sicherungslösung. Stattdessen bietet es eine begrenzte Auswahl an Sicherungs- und Wiederherstellungsoptionen.
Mit der Rollback-Option , können Benutzer OneDrive auf eine Version zurücksetzen, die nicht älter als 30 Tage ist. Die Wiederherstellungsoption enthält die Wiederherstellbaren Elemente Ordner mit E-Mails, die in den letzten 30 Tagen gelöscht wurden. Kontakte und Kalender sind nicht wiederherstellbar.
Darüber hinaus arbeitet die native Backup-Lösung von Office 365 in der Produktionsumgebung, was sie von Natur aus unsicher macht. Dies ist als das „Alle-Eier-in-einen-Korb“-Problem bekannt.
Veeam-betriebenes verwaltetes Backup für Office 365 von phoenixNAP
Da es Office 365 an adäquaten Datenschutzmechanismen mangelt, empfiehlt Microsoft Nutzern, Tools von Drittanbietern in Betracht zu ziehen. Lösungen wie Managed Backup for Office 365 bieten umfassenden Schutz Ihrer Daten in Office 365.
phoenixNAP bietet eine skalierbare, automatisierte, von Veeam betriebene Backup-Lösung, die alle oben aufgeführten Backup-Bedenken anspricht:
- E-Mails und Dokumente sind vor versehentlichem oder böswilligem Löschen geschützt.
- Die kritischen Daten sind sicher und das Unternehmen ist jederzeit bereit, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
- Die Informationen sind leicht wiederherstellbar und auch im Falle von Störungen verfügbar.
Veeam hilft auch bei hybriden Umgebungen, indem es sowohl Cloud-basierte Daten als auch lokales Exchange sichert.
Managed Backup for Office 365 reduziert den Aufwand zum Abrufen Ihrer E-Mails und bietet Backup-Schutz für SharePoint, OneDrive und Teams. Dies macht es zu einer vollständigen Backup-Lösung für Office 365.